A Importância da Realização de Reuniões Periódicas Para o Planejamento Organizacional

As reuniões normalmente trazem resultados positivos, atendem aos objetivos propostos, mas também geram conflitos e ajudam na gestão do trabalho, uma reunião produtiva depende em grande parte de organização e de planejamento, além disso, é uma ferramenta gerencial importante e indispensável.

Atualmente as decisões estão menos centralizadas, há aumento de participação e do envolvimento entre diferentes áreas e entre clientes.

Algumas vezes, na condução de uma reunião encontramos certas dificuldades, que pode ser desde a indisponibilidade de tempo do participante (olha continuamente para o relógio) ou quando há divagação.

Por isso antes de marcar reuniões é importante analisar a real necessidade de sua realização para a garantia de um bom resultado.

Devem ser realizadas seguidamente reuniões para acompanhamento gradativo dos trabalhos desenvolvidos pelos setores, em que é necessária a apresentação de relatório de atividades profissionais executadas e procedidas às anotações referentes às tarefas organizacionais.

A qualidade da reunião depende de componentes básicos como: a pauta, contendo os assuntos a serem abordados, o tempo de duração e a distribuição de tarefas entregues previamente e também da elaboração adequada da ata.

Também devem ser realizadas reuniões de rotina com a equipe concernente a verificação e análise do desempenho, sugestões e críticas construtivas para posterior tomada de decisão.

Quando um novo colaborador inicia no setor deve ser realizada uma breve reunião e efetuada a distribuição de material de orientação e manuais de procedimentos, bem como dos serviços a ele incumbido.

Para Alber Einstein: “Uma reunião em que todos os presentes estão absolutamente de acordo, é uma reunião perdida”.

A reunião deve voltar-se à troca de informações, de ideias e de opiniões, enfim devemos estar abertos às divergências, inclusive.

Durante a condução de uma reunião devemos manter o foco no que foi planejado para que o resultado seja o esperado, por isso não deve haver a dispersão dos participantes e nem o desvio da pauta.

É importante a oportunidade de ouvir as pessoas e melhorar o trabalho a partir da participação da coletividade gerando o comprometimento necessário, ou seja, mesmo que os participantes não sejam responsáveis diretos pelas decisões, a ocasião é propícia para questionar e discutir ações futuras, auxiliando o desenvolvimento das tarefas e proporcionando melhores resultados.

Por: Elizangela Jackowski Pelissaro

Trabalho em Equipe – Cooperação – Administração de Conflitos

 
Administrar conflitos faz parte do cotidiano e requer constante aprendizado.
Por isso, cuidar da vida espiritual, familiar, afetiva, emocional, intelectual e profissional, contribui para um bom desempenho no trabalho e administrar um setor implica em gerir conflitos internos e externos resultantes do relacionamento entre pessoas.

No local em que há mais de uma pessoa trabalhando os conflitos estarão sempre presentes e é preciso entender que, através das situações de conflitos podem-se extrair experiências de crescimento e desenvolvimento humano, que podem gerar mudanças e oportunidades de crescimento mútuo.

O diálogo e o respeito são fundamentais para que a equipe atinja seus objetivos.
Uma situação de conflito vivenciada pode consistir em um leve a alto grau de hostilidade com outro colega.
É necessário utilizar a abordagem de gerenciamento do conflito para lidar com este tipo de caso.

Para resolver o problema deve-se marcar uma reunião onde todos os colegas podem apresentar propostas e sugestões para solucionar referido conflito.
Apesar de em determinadas situações não haver concordância em determinado ponto tem-se que ter uma atitude digna e saber aceitar e respeitar as diferenças de cada indivíduo, pois somente assim consegue-se obter respeito próprio, conduzindo as energias desperdiçadas com as discordâncias para atividades construtivas e efetivas dentro do setor.

Ressalte-se que as propostas tratam de vários tipos de discriminação, como discriminação racial, paciência com os idosos, entre outros.
Outra situação de grande relevância é com relação ao atendimento ao público. Como a recepção ao cidadão deve ser prioridade nos setores e há pessoas que se adaptam facilmente e outras nem tanto nesta função utiliza-se também a abordagem de gerenciamento do conflito para resolver o problema.

Para melhor adequação inicia-se a utilização de senha e atendimento preferencial aos idosos, gestantes, pessoas com deficiência e pessoas com crianças de colo; e, se necessário os demais colaboradores, auxiliam no atendimento para não haver formação de fila.

Com as propostas apresentadas por todos os componentes da equipe e tomada à decisão, no caso do atendimento, este passa a fluir de maneira que todos ficam mais satisfeitos com a remodelação dos ambientes.

Quando se trabalha com uma equipe o respeito tem que ser recíproco, haja vista que para que se tenha colaboração e cooperação é necessário o incentivo, a determinação e não a imposição para que se execute a tarefa, aí entra a liderança, ou seja, devemos estar abertos a mudanças procurando além de desenvolver adequadamente o trabalho resolver os conflitos com a participação ativa de todos.

Por: Elizangela Jackowski Pelissaro