As reuniões normalmente trazem resultados positivos, atendem aos objetivos propostos, mas também geram conflitos e ajudam na gestão do trabalho, uma reunião produtiva depende em grande parte de organização e de planejamento, além disso, é uma ferramenta gerencial importante e indispensável.
Atualmente as decisões estão menos centralizadas, há aumento de participação e do envolvimento entre diferentes áreas e entre clientes.
Algumas vezes, na condução de uma reunião encontramos certas dificuldades, que pode ser desde a indisponibilidade de tempo do participante (olha continuamente para o relógio) ou quando há divagação.
Por isso antes de marcar reuniões é importante analisar a real necessidade de sua realização para a garantia de um bom resultado.
Devem ser realizadas seguidamente reuniões para acompanhamento gradativo dos trabalhos desenvolvidos pelos setores, em que é necessária a apresentação de relatório de atividades profissionais executadas e procedidas às anotações referentes às tarefas organizacionais.
A qualidade da reunião depende de componentes básicos como: a pauta, contendo os assuntos a serem abordados, o tempo de duração e a distribuição de tarefas entregues previamente e também da elaboração adequada da ata.
Também devem ser realizadas reuniões de rotina com a equipe concernente a verificação e análise do desempenho, sugestões e críticas construtivas para posterior tomada de decisão.
Quando um novo colaborador inicia no setor deve ser realizada uma breve reunião e efetuada a distribuição de material de orientação e manuais de procedimentos, bem como dos serviços a ele incumbido.
Para Alber Einstein: “Uma reunião em que todos os presentes estão absolutamente de acordo, é uma reunião perdida”.
A reunião deve voltar-se à troca de informações, de ideias e de opiniões, enfim devemos estar abertos às divergências, inclusive.
Durante a condução de uma reunião devemos manter o foco no que foi planejado para que o resultado seja o esperado, por isso não deve haver a dispersão dos participantes e nem o desvio da pauta.
É importante a oportunidade de ouvir as pessoas e melhorar o trabalho a partir da participação da coletividade gerando o comprometimento necessário, ou seja, mesmo que os participantes não sejam responsáveis diretos pelas decisões, a ocasião é propícia para questionar e discutir ações futuras, auxiliando o desenvolvimento das tarefas e proporcionando melhores resultados.
Por: Elizangela Jackowski Pelissaro
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