ADAPTE-SE ÀS SUAS FERRAMENTAS - LIÇÕES PARA SE TORNAR PROATIVO E APROVEITAR CADA MINUTO NO TRABALHO

AJUSTE AS FERRAMENTAS AS SUAS NECESSIDADES
Seu ambiente de trabalho é importante na administração do tempo. Se ele for eficiente e confortável, você poderá ser mais produtivo; caso contrário, pode subtrair-lhe preciosas horas.
Um bom ambiente deve incluir:
◾Cadeira(s) confortável(eis) e ergonômica(s).
◾Iluminação clara.
◾Temperatura constante (agradável).
◾Janela(s).
◾Espaço suficiente.
◾Local(is) adequado(s) para armazenar materiais.

Modele seu escritório para obter o máximo de produtividade e conforto. "A utilização das ferramentas apropriadas para a administração do tempo - e o emprego correto delas - é apenas uma das peças do quebra-cabeça" (Mancini).
Para usar seu computador mais eficientemente, siga estes conselhos:

◾Delete pastas e arquivos que não estiverem mais em uso.
◾Libere espaço em seu disco rígido e torne mais rápidas as pesquisas.
◾Faça backups dos dados.
◾Acostume-se a usar a função ‘salvar’ com regularidade enquanto estiver trabalhando em um documento.
◾Instale somente os softwares necessários.
◾Aprenda os elementos básicos dos programas que você usa com frequência, mas não se preocupe em dominar as características que não lhe interessam.
Os e-mails podem ser uma excelente ferramenta desde que minimizadas suas desvantagens:

● Seja breve. Um parágrafo por mensagem em geral. Frases curtas têm maior poder de atrair atenção.
● Ao preencher o item ‘assunto’, seja claro e escreva algo interessante. Muitas pessoas apagam as mensagens sem nem sequer lê-la.
● Se o assunto for urgente, use o telefone. Se não adiantar, envie um e-mail.

● Não escreva tudo em letras maiúsculas. Frases escritas desta forma podem ser mal interpretadas e são mais difíceis de ler. Mande cópias somente para as pessoas que realmente precisam saber do assunto.
● Envie mensagens longas como anexos, não como texto no corpo do e-mail. Faça um resumo do conteúdo anexo e indique que ações devem ser realizadas.

● Verifique sua caixa de entrada com regularidade, porém não constantemente.
● Apague as mensagens que não precisa arquivar.
● Telefone ou escreva cartas para transmitir mensagens importantes, informações confidenciais, comunicações que possam ser mal interpretadas, más notícias e também quando um contato pessoal for mais apropriado.

● Verifique sempre a ortografia e gramática.
● Utilize o sistema de resposta automática quando você estiver viajando, de férias ou ausente do escritório.
Arquivar é um ato importante.
Seguem três sugestões para fazer isso da melhor maneira:

Escolha a ordem mais apropriada:
Há quatro tipos de ordenação - alfabética, por assunto, numérica e cronológica.
Sistemas híbridos normalmente funcionam melhor, como o Sistema de Classificação Decimal de Dewey, que agrupa livros primeiro por assunto e depois alfabeticamente por autor.

Dê aos arquivos nomes simples e lógicos:
O melhor é colocar primeiro um substantivo e depois um modificador.
Por exemplo: ‘Correspondências internas’ e não ‘Internos: correspondência’.
Coloque os documentos de cada pasta em ordem cronológica inversa (os mais recentes na frente).
Faça uma limpeza periódica em seus arquivos:
Pelo menos uma vez por mês, faça uma triagem para deixar suas pastas mais finas.

A cada seis meses retire as informações ultrapassadas de seus arquivos ativos.
Transfira os documentos legais para os locais adequados.
"Cada um de nós tem o mesmo número de segundos para usar da forma que achar melhor, mas nem todos os usam em seu benefício e nem todos investem neles com sabedoria" (Mancini).

Referência Bibliográfica:
MANCINI, Marc. Como Administrar seu Tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2007.

Por: Elizangela Jackowski Pelissaro